Personalakter

En personalakt innehåller personuppgifter och uppgifter om en medarbetares anställning i Örebro kommun och de kommunala bolagen. Här kan du läsa hur personalakter ska hanteras, förvaras och arkiveras.

Vad är en personalakt?

Kommunala bolag ska upprätta personalakter för tillsvidareanställda och för anställda med vikariat över tre månader. Att uppgifter om oss som jobbar inom kommunens organisation samlas i en akt, underlättar till exempel handläggningen av personalärenden eller framtida utfärdande av intyg eller betyg liksom för pensionsutredningar eller beräkningar.

Hantering och förvaring

Varje kommunalt bolag ansvarar för att de personalakter som upprättas förvaras på ett säkert sätt, oavsett om akterna är analoga eller digitala.

Avslutade akter skickas till stadsarkivet

Förvaltningarna och bolagen ska årsvis leverera avslutade personalakter till Stadsarkivet. Akterna ska ha varit avslutade i fem år innan de skickas till Stadsarkivet.

Personalakter avslutas då den anställde byter till tjänst i annan förvaltning/bolag, går i pension, avlider eller slutar sin tjänstgöring av annan orsak.

Läs mer om de olika handlingstyperna som kan finnas i en personalakt i KA, den kommungemensamma arkiveringsplanen, område Personal- och löneadministration.

Handlingstyp	KA-ID	Bevarande eller gallring	AAAAA
Anmälningar om arbetsskador	32	Bevarande	En kopia av arbetsskadeanmälan ska skrivas ut från systemet Stella och läggas i personalakten.
Anställningsbevis	88	Bevarande	Originalet till den anställde. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten.
Anställningsinformation	1197	Bevarande	Originalet till den anställde. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten.
Ansvarsförbindelser	1973, 1225, 2043, 2325, 2326	Gallras	Gallras 1 år efter avslutad anställning.
Ansökan friår	1528	Bevarande	Original till Arbetsförmedlingen. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten.
Ansökningshandlingar till tjänst, personer som fått arbetet	244	Bevarande	Ansökningshandlingar för personen som fått arbetet bevaras i dennes personalakt.
Arbetsbeskrivningar	1020	Gallras 1 år	Arbetsbeskrivningar, som är mer föränderliga och kortsiktiga kan gallras. Befattningsbeskrivningarna som beskriver tjänsten bevaras.
Avtal, förordnanden, anställningar	172	Bevarande
Avtal, tystnadsplikt, sekretessförbindelse	162, 1659	Bevarande
Befattningsbeskrivningar	1016	Bevarande	Befattningsbeskrivningarna som beskriver tjänsten bevaras, helst i personalakten, medan Arbetsbeskrivningar, som är mer föränderliga och kortsiktiga kan gallras.
Begäran om omprövning av särskild sjukförsäkringsavgift	1674	Bevarande
Beslut Arbetsförmedlingen, BEA-anställda	2130	Bevarande	Beslut om bidragsform från Arbetsförmedlingen gällande BEA-anställda. T.ex. beslut om särskilt anställningsstöd, beslut bidrag för personligt biträde.
Beslut om sjukersättningar m.m. från Försäkringskassan	1700	Bevarande	Vid längre sjukskrivningar blir det en rehabutredning som rapporteras i systemet Adato. Dokumentationen kring rehabutredningar skrivs ut därifrån när personalakten ska arkiveras.
Blankett om bisyssla	1803	Bevarande
Checklista - uppföljning av korttidsvikarier inom Vård och omsorg och Förvaltningen för funktionshindrade	1932	Bevarande	Blankett.
Checklista dödsfall utanför arbetsplatsen	1961	Bevarande	Gäller chefs åtgärder i samband med en anställds dödsfall.
Förskjuten arbetstid - AB § 23	2204	Gallras 1 år	Blankett
Inventering av kompetens hos modersmålslärare/studiehandledare	1554	Bevarande
Kursintyg, validering	1968	Bevarande
Ledighetsansökningar	31	2 år	Gällande semester, kompledighet, tjänstledighet, föräldraledighet
Läkarintyg	189	Se anmärkning	Gallras 2 år efter avslutad sjukskrivning. Vid längre sjukskrivningar blir det en rehabutredning som rapporteras i systemet Adato. Dokumentationsn kring rehabutredningar skrivs ut därifrån när personalakten ska arkiveras.
Nattundersökning, återkoppling till arbetsgivare	2033	Bevarande	Blankett från företagshälsovård.
Protokoll, överläggning med facket	2098	Bevarande	Protokoll från förhandling vid exempelvis uppsägningar av personliga skäl. Diarieförs i ärendehanteringssystemet och bevaras där. Läggs även i personalakten.
Registerutdrag ur polisens belastningsregister, personal	821	Se anmärkning	Vid anställning oavsett anställningsform ska notering göras hos respektive verksamhet eller i personalsystemet Personec, om att kontroll skett i belastningsregistret.
Riktlinje för basal hygien inom den kommunala hälso- och sjukvården	1673	Se anmärkning	Personal måste skriva på riktlinjerna om handhygien, handskar och skyddskläder. Gallras ett år efter anställningens upphörande.
Sjukintyg, förstadagsintyg	1936	Se anmärkning	Sekretess. Vid upprepad korttidsfrånvaro har arbetsgivaren möjlighet att kräva uppvisande av sjukintyg från första sjukdagen. Gallras 2 år efter upprättande. Om sjukintyget ingår i en rehabiliteringsutredning ska den bevaras.
Skaderapport för ansvars- och egendomsskador	1452	Se anmärkning	Gäller personskada och sakskada. Rapport rörande personskada bevaras. Om sakskadan blir försäkringsärende gallras rapporten efter 10 år, annars efter 2 år.
Svarsblankett - verksamhetsövergång	2262	Bevarande	Övergång av anställning från en extern utförare till kommunen.
Tidsbegränsad anställning kommer ej att förlängas	1316	Bevarande
Tillbudsrapporter, hot, våld, trakasserier mot personal	124	Bevarande	Tillbud rapporteras i systemet Stella och skrivs ut därifrån när personalakten ska arkiveras.
Tjänstgöringsbetyg/tjänstgöringsintyg, kommunens exemplar	651	Bevarande	Original till den anställde. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten.
Uppdragshandling, personal (chefer)	1254	Bevarande	Diarieförs eller arkiveras i personalakten.
Upprepad korttidsfrånvaro	2100	Se anmärkning	Rapporteras i systemet Adato. Dokumentationsn kring rehabutredningar skrivs ut därifrån när personalakten ska arkiveras.
Uppsägning, pensionsansökan	42	Bevarande	Underskrivet original
Uppsägning av överenskommelse om byte av semesterdagstillägg mot extra lediga dagar	2011	Bevarande
Valideringsintyg, underlag	1967	Bevarande
Varsel och underrättelse om arbetsrättsliga åtgärder	2128	Se anmärkning	Bevarande i personalakt för tillsvidareanställda och vikariat över tre månader. För BEA-anställda kan gallring ske efter 2 år.
Yrkeslegitimation från utbildning för personal	1941	Bevarande
Överenskommelse om byte av semesterdagstillägg mot extra ledighet	1800	Bevarande

Sök i den kommungemensamma arkiveringsplanen (KA) Länk till annan webbplats.

Sök i verksamheten "Personal- och löneadministration" i KA för att få information om hur handlingarna i personalakterna ska arkiveras.

Sekretesshandlingar i personalakten

Handlingar med uppgifter som kan omfattas av sekretess bör förvaras separat så länge personalakten är aktuell. Dessa uppgifter kan ibland hanteras i separata digitala system.

När personalakten slutligen avställs för arkivläggning ska dessa handlingar tillföras akten, dvs. skrivas ut från de digitala systemen om personalakten i övrigt är på papper.

Handlingstyp	Bevarande/gallring
Personalsociala ärenden (sekretess, diarieförs). Exempel: Rehabavslut – omplaceringsutredning, avstängning, klarläggande, kontrakt nykterhet, förstadags-intyg.	Bevarande
Varsel och underrättelse om arbetsrättsliga åtgärder (diarieförs) varning – uppsägning – avsked	Bevarande

Senast uppdaterad: 23 juli 2024

Publicerad: 22 augusti 2016

Tack för ditt svar!

Berätta gärna vad vi kan göra bättre på den här sidan för att förbättra webbplatsen! Vi har ingen möjlighet att svara, men dina synpunkter är värdefulla för oss. Tänk på att inte skicka in personuppgifter. Om du vill ha svar på en fråga kan du istället använda formuläret ”Lämna en synpunkt”.

Om du ändå skickar in personuppgifter via detta formulär hanteras uppgifterna av Kommunstyrelsen och kan eventuellt lämnas vidare till annan verksamhet inom Örebro kommun i syfte att förbättra vår service.

Här hittar du mer information om hur vi hanterar personuppgifter.

Tack för ditt svar!

Du har nu hjälpt oss att förbättra våra webbplatser.

Kontakta Örebro stadsarkiv

Namn: Stadsarkivet

Telefon: 019-21 10 75

E-post: stadsarkivet@orebro.se

Kontakta Örebro kommuns servicecenter

Telefon: 019-21 10 00

Öppettider: Vardagar kl. 8–16.30

Besöksadress: Näbbtorgsgatan 10

Öppettider: Vardagar kl. 10–16

E-post till servicecenter

 servicecenter@orebro.se

Gör en felanmälan Länk till annan webbplats.

Lämna en synpunkt Länk till annan webbplats.