Arkivering av digital information
Generella instruktioner att följa när du ska arkivera digital information.
1. Leverera från digitala verksamhetssystem
Kontakta Stadsarkivet i god tid inför att det börjar bli dags att arkivera information i ert verksamhetssystem. Den informationsägande verksamheten är ansvarig för leveransen och ska följa stegen i Rutin för systemleveranser. Pdf, 93 kB.
Hur en systemleverans går till beror på:
• om det tidigare har gjorts arkivuttag ur systemet
• om det är ett slututtag av ett avslutat system
• vad det är för typ av information
• tekniska förutsättningar
• i vilken omfattning det finns systemdokumentation
• om arkivuttag behöver göras kontinuerligt
Förberedelser
Ta reda på vilket eller vilka system din verksamhet använder och när ni började använda systemet och om informationen i verksamhetssystemet ska bevaras eller gallras (d.v.s. raderas). Manuell gallring av enskilda handlingstyper i system görs ej.
Kontakta Stadsarkivet om det inte har gjorts en bevarande- och gallringsutredning av informationen i ert verksamhetssystem eller IT-stöd. Det är det första steget inför att kunna arkivera information i verksamhetssystem.
Om informationen ska bevaras, observera då att det endast gäller att arkivera informationen och inte hela systemet med funktion och användargränssnitt.
- Vanligast är att informationen arkiveras när verksamhetssystemet ska tas ur drift. Informationen ska då exporteras till ett godkänt filformat för arkivering.
- Ur vissa verksamhetssystem måste arkiveringsuttag göras när de fortfarande är i drift. Det kan exempelvis bero på lagkrav eller att mycket av informationen byts ut från år till år. Ett annat skäl kan vara en större organisationsförändring som påverkar informationsinnehållet.
2. Leverera digitala filer och information utanför verksamhetssystem
Om informationen av någon anledning inte registreras i ett verksamhetssystem ska du följa dessa rutiner för att leverera den direkt till Stadsarkivet.
Ordna och sortera
Det är viktigt att handlingarna finns i en tydlig struktur. Någon som aldrig sett filerna eller som inte är insatt i verksamheten ska kunna förstå informationen och kontexten.
Namnge mapparna och filerna på ett sätt som beskriver innehållet i dem. Informationen kan ordnas efter handlingstyp, ämne, process, sammanhang, händelse, kronologisk eller efter alfabetisk ordning.
Vad som passar bäst beror på vilken slags handling det är. Är du osäker, hör av dig till Stadsarkivet!
Komprimera handlingarna innan du skickar dem
Innan handlingarna skickas behöver de komprimeras till en zip-fil.
OBS!
Du ska inte gallra handlingar från din lagringsyta förrän Stadsarkivet har meddelat att leveransen är godkänd.
Senast uppdaterad:
Publicerad:
Tack för ditt svar!
Berätta gärna vad vi kan göra bättre på den här sidan för att förbättra webbplatsen! Vi har ingen möjlighet att svara, men dina synpunkter är värdefulla för oss. Tänk på att inte skicka in personuppgifter. Om du vill ha svar på en fråga kan du istället använda formuläret ”Lämna en synpunkt”.
Om du ändå skickar in personuppgifter via detta formulär hanteras uppgifterna av Kommunstyrelsen och kan eventuellt lämnas vidare till annan verksamhet inom Örebro kommun i syfte att förbättra vår service.
Här hittar du mer information om hur vi hanterar personuppgifter.
Tack för ditt svar!
Du har nu hjälpt oss att förbättra våra webbplatser.