Generella arkiveringskrav vid upphandling och arkivering av system eller annat IT-stöd

Kontakta alltid Stadsarkivet vid systemupphandling, då vi bland annat behöver göra en bedömning om informationen i systemet ska bevaras eller gallras (d.v.s. raderas).

• Arkivmodul eller historikfunktion
  
• Databaser och register
  
• XML
  
• Kontorsdokument
  
• Skannade handlingar 
  
• Digitala bilder
  
• Digitala kartor och ritningar
  
• Namnsättning av filer
  
• Gallringsfunktion
  
• Systemdokumentation

Arkivmodul eller historikfunktion

I vissa programvaror ingår arkivering eller historik som funktion. Man kan tro att den digitala arkiveringen är löst med detta men tyvärr är det inte säkert att sådana "arbetsarkiv" kan användas för att bevara digital information, eftersom informationen kan vara systemberoende och i format som inte är godkända för arkivering. Inte heller "back-uper" kan fungera som digitala arkiv, eftersom de är beroende av viss programvara för att kunna läsas. För digitalt bevarande krävs att informationen tas ur sin ursprungliga miljö och att arkivfilen lagras i något av de format som föreslås i detta dokument. Det ska gå att utföra på ett enkelt sätt så att vi inte riskerar att bli leverantörsberoende.

Databaser och register

De databaser och register som ska bevaras ska gå att exportera till något av följande format:

• teckenseparerade textfiler (ASCII)
• textfiler strukturerade med XML (Extensible Markup Language)

Teckenseparerade textfiler (ASCII)

Notera att

• fältavskiljare ska vara det s.k. "pipe-tecknet", "|"
• citattecken ska användas runt fälten ("..."), eftersom det minskar risken för att fältavskiljaren blandas samman med motsvarande tecken i databasen

XML

I de fall XML används så bör XML-filen/filerna struktureras utifrån vilka behov som finns av att hitta information. En individ eller ett objekt kan utgöra en fil, där filen identifieras t.ex. genom personnummer eller fastighetsnummer. Detta sätt är lämpligt om det finns ett enhetligt objekt att samla uppgifterna i databasen kring, eller speciella bearbetningar som efterfrågas.

För mer komplext uppbyggda databaser är XML att rekommendera. Är det frågan om enkla register kan teckenseparerade textfiler istället vara en bra lösning, lämpligen en textfil per tabell.

Teckenkodning

Det exporterade formatet ska använda teckentabell:

• 8 bitars ASCII, Western Latin-1 (ISO 8859-1)
  

Kontorsdokument

Dokument som är skapade i kontorsformat (exempelvis .doc, .ppt) kan inte bevaras i sitt ursprungliga format, eftersom formatet är leverantörsberoende. De ska istället konverteras till:

• PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005)
• PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) (i första hand)

Skannade handlingar

Handlingar ska skannas till något av följande format:

• PDF/A-1, ISO 19005-1:2005 (i första hand)
• PDF/A-2, ISO 19005-2:2011 (i första hand)
• TIFF 6.0 grupp 4, för svart-vitt eller TIFF 6.0 LZW för handlingar i färg (i andra hand)

Digitala bilder

Digitala bilder ska gå att exportera till något av följande format:

• JPEG, ISO 10918-1 (för fotografier tagna med digital kamera)
• TIFF 6.0 UNC (okomprimerade bilder)
• TIFF 6.0 LZW (komprimerade bilder)

Digitala kartor och ritningar

Digitala kartor och ritningar ska kunna exporteras till något av följande
format:

• TIFF 6.0 grupp 4 (för svart-vitt)
• TIFF 6.0 LZW (för färg)
• PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005)
• PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011)

Namnsättning av filer

• undvik åäöÅÄÖ
• ersätt mellanslag och punkt med understreck "_"
• undvik specialtecken (som !:"#%&/( )=)

Gallringsfunktion

Vissa verksamhetssystem hanterar information där det finns lagstyrda krav på att man måste radera stora delar av informationen efter viss tid (gallra). Detta gäller verksamhet som lyder under socialtjänstlagen.

För att kunna utföra detta måste en gallringsfunktion finnas i systemet, eftersom en manuell gallring är oerhört tidskrävande. Även andra verksamheter kan behöva gallra i sitt verksamhetssystem och därför bör funktioner som att kunna styra, planera och genomföra gallring finnas i verksamhetssystemet. Ett vanligt förfarande är att man gallrar systemet i sin helhet en viss tid efter att det slutat användas och efter att godkänt arkiveringsuttag levererats till stadsarkivet.

Systemdokumentation

Kommunen ska ha full tillgång till aktuell systemdokumentation. Utan rätt dokumentation blir den digitala informationen snabbt obegriplig.

Följande systemdokumentation är viktig ur arkiveringsperspektiv

Tillägg för arkiveringsuttag i XML-format

Vid XML-uttag ska även tillhörande DTD eller XSD (XML-schema) samt XSL-T (stylesheet) levereras. För arkiveringsuttag i XML-format är det lämpligt att fältbeskrivningen ingår i DTD eller XSD.

Arkiveringskraven bygger på Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2.