Webbriktlinjer för intranätet
Webbriktlinjer för intranätet gäller för Örebro kommuns interna webbplats, intranat.orebro.se.
Syfte och effektmål
Örebro kommuns intranät ska bidra till en effektivare vardag och bättre koll på helheten.
Effektmål
- Intranätet ska ge bättre stöd i vardagssituationer. De anställda ska uppleva att intranätet är ett effektivt stöd i vardagen som gör att de får mer tid för ”det verkliga arbetet”.
- De anställda ska uppge att de ofta eller mycket ofta hittar det de letar efter på intranätet
- De anställda ska uppleva att det är enkelt att förstå innehållet, känna till och veta vad man förväntas göra och vad som gäller som anställd i kommunen
- De anställda ska uppleva att intranätet är ett bra verktyg för att snabbt få koll på, och förståelse för, vad som händer runt omkring dem och hur det påverkar helheten.
- Antalet kommentarer, tips, frågor och inlägg och annat som föder dialogen på intranätet ska öka – och det ska upplevas som att det tillför den anställde ett värde.
- De anställda ska besöka och använda intranätet minst en gång i veckan.
- Utskriften och utskick av papper ska minska genom fler digitala formulär och elektroniska tjänster.
Målgrupper
Målgrupp för intranätet är medarbetare och chefer på Örebro kommun. I intranätets effektkarta Pdf, 2.3 MB. finns följande målgrupper/roller beskrivna med dess olika behov:
Administratören
Jag vill sköta min administration snabbt och enkelt så att jag kan fokusera på det verkliga arbetet.
Till exempel ansöka om semester, fylla i förlorad arbetsförtjänst, sjukanmälan, traktamente, boka resor, boka lokal etc. För vissa är administration den enda anledningen till att använda intranätet.
Den undrande
Jag vill ta reda på...
Vill veta hur någonting fungerar eller vad som gäller. Letar ibland på uppdrag av någon annan och ibland för egen del. Nyanställda besöker ofta intranätet som denna målgrupp.
Spanaren
Jag vill känna att jag har koll och är uppdaterad.
Går in för att få överblick och se om det finns något nytt att ta del av. Allt från nya nyheter och protokoll till meddelanden från IT om att något inte fungerar.
Samarbetaren
Jag vill samarbeta med andra.
Kan vara en chef som ska bidra med sin del till en övergripande verksamhetsplan eller en politiker som jobbar i ett projekt tillsammans med andra politiker och tjänstemän.
Kan även vara ett nätverk av t.ex. administratörer som vill utbyta erfarenheter.
Spridaren
Jag vill sprida information till andra.
Vill sprida information till andra genom t.ex. att publicera en nyhet. Kan även vara att publicera en ny rutin.
Roller och ansvar
Det dagliga arbetet sker i redaktionsform med en intranätredaktion (webbstrateg, webbredaktör och webbassistent). Därutöver finns en större redaktion inom kommunikationsfunktionen samt publicerare ute i verksamheterna.
Kommunikationsfunktionen har det övergripande ansvaret för intranätet. Det innebär ansvar för:
- Samordning (redaktörskap)
- Struktur, design och grafisk form
- Statistik och webbanalys
- Webbutveckling
- Utbildning och support inom webbpublicering
- Behörigheter (tilldelning)
- Förvaltning av intranätet inom webbobjektet
- Publicering av innehåll som rör alla eller så gott som alla medarbetare.
Information som berör färre medarbetare t.ex. en avdelning eller enhet, ett nätverk eller ett projekt hänvisas i första hand till intranätets grupper där verksamheterna själva kan skapa och hantera information. Om funktionerna som finns i grupper inte är tillräckliga kan verksamheterna ha egna publicerare.
Publicerare i verksamhet
För att ta ett publiceraruppdrag ska publiceraren uppfylla dessa kriterier:
- Vara anställd i Örebro kommun.
- Ha god datorvana och vara en duktig skribent.
- Gå en utbildning i webbpublicering.
- Ha kunskap om och hålla sig uppdaterad om kommunens webbriktlinjer, skrivregler, informations- och säkerhetspolicy samt gällande lagstiftning.
Publicerare går igenom webbplatsens fil- och bildarkiv minst en gång per halvår. Vid genomgången ska inaktuella nyheter avpubliceras och inaktuella filer och bilder som inte används på någon sida tas bort.
Om en person inte längre ska ha uppdraget som publicerare eller byter arbetsplats, ansvarar hens chef för att informera kommunikationsfunktionen.
Innehåll
En generell regel är att innehållet på intranätet handlar om kommunens verksamhet och har ett tydligt intresse utifrån målgrupperna; medarbetare och chefer.
Innehållet ska vara aktuellt och uppdaterat. För att säkerställa detta ska alla sidor samt fil- och bildarkiv gås igenom en gång per halvår. Vid genomgången ska inaktuellt innehåll uppdateras eller tas bort.
Innehållet ska regelbundet bedömas och korrigeras utifrån inkomna synpunkter från användare och användning.
Innehållsansvarig
För varje sida ska en innehållsansvarig person utses. Innehållsansvarig ska alltid vara en person som är anställd på Örebro kommun. Den som är innehållsansvarig ansvarar för att gå igenom sidan en gång per halvår och meddelar publicerare (egen eller kommunikationsfunktionen) om sidor eller innehåll ska tas bort eller ändras.
Sekretess
Intranätet ska inte innehålla sekretessklassad information.
Nyheter
Nyheter används för tillfällig information. Nyheter kan publiceras på förvaltningsnivå eller kommungemensam nivå. Det finns även nyheter som vänder sig till chefer. Alla nyheter på intranätet har Örebro kommun som avsändare.
Målgruppen för nyheter på intranätet är medarbetare och/eller chefer. Det innebär att samma nyhet inte publiceras på intranätet och på orebro.se utan att anpassas för de olika målgrupperna.
Tillgänglighet och lagar
Som offentlig myndighet är kommunen enligt lag skyldig att ha hög tillgänglighet på sina webbplatser. Det innebär att vi ska göra allt vi kan för att säkerställa att användarna kan ta del av och förstå innehållet, oberoende av utrustning, webbläsare och hjälpmedel.
Kommunens webbplatser ska följa standarder och vara byggda utifrån gällande lagstiftning och rekommendationer inom webb, tillgänglighet och informationssäkerhet.
Örebro kommun följer:
- De nationella webbriktlinjerna
- Tillgänglighetlagstiftning
- Dataskyddsförordningen
- Informationssäkerhet:
För att säkerställa tillgänglighet valideringstestar vi regelbundet våra webbplatser.
Dialog och samarbete på ett socialt intranät
På intranätet finns sociala funktioner i syfte att främja dialog och samarbete.
En generell utgångspunkt för vårt sociala samspel på intranätet är att samma lagar och regler som finns i verkliga livet också gäller på intranätet samt att intranätet inte är en arena för politiska diskussioner.
Kommentarer och inlägg får inte innehålla:
- Kränkningar, förtal, personliga angrepp eller förolämpningar.
- Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier.
- Olovliga våldsskildringar eller pornografi.
- Uppmaningar till brott eller annan brottslig verksamhet.
- Olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material.
- Svordomar eller obscena ord.
- Kommersiella budskap eller reklam.
- Sekretessbelagd information.
Kommentarer som bryter mot något i ovanstående lista ska tas bort. Brottsligt innehåll polisanmäls.
Registrering av personuppgifter
Om vi samlar in personuppgifter för hantering i register, ska vi i anslutning till det på webben, beskriva vilka typer av uppgifter som lagras, syften, användningsområden och i vilka fall informationen samkörs med andra register. Användaren ska ha möjlighet att aktivt godkänna användningen av uppgifterna för ändamålet.
Exempelvis anmälan till kurs eller e-tjänst, medborgardialog, enkäter.
Målgruppsanpassning
Vi utgår från behovet hos målgrupperna/användarna när vi tar fram innehåll och bygger funktioner och informationsstrukturer. Användarbehovet har vi tagit reda på genom effektkarta och regelbunden uppföljning av användning av webbplatserna.
Målgruppernas behov styr hur webbplatserna ska fungera och vad de ska innehålla.
På webbplatsen ska det alltid tydligt framgå vem/vilka som är avsändare och det ska finnas kontaktuppgifter.
Designprinciper
Vi följer Designprinciper för offentliga digitala tjänster
som ursprungligen tagits fram av brittiska regeringen.
Grafisk webbmanual
Grafiska webbmanualer finns för alla våra webbplatser. Dessa används framför allt vid utveckling av ny funktionalitet.
Kontakta webbstrateg via Kommunsupport om du önskar ta del av grafisk webbmanual för någon av våra webbplatser.
Webbadresser – URL
URL för sidor på intranätet: intranat.orebro.se/sökväg + kortnamn
Direktadresser
Webbstrateg/webbredaktör fattar beslut om direktadress. Varje direktadress ska ha en person som ansvarar för adressen, tillika för innehållet på sidan.
Direktadress kan användas när det finns ett tydligt syfte och behov av en enkel adress till sidan eller visst innehåll på en sida. Exempel på när det kan vara lämpligt med en direktadress är när det finns behov av att
- aktivt jobba med ett budskap till en riktad målgrupp, t.ex. en mässa.
- hänvisa till en webbsida för mer information i t.ex. ett dokument eller sociala medier.
En direktadress förutsätter en regelbunden kontakt med besökare/målgrupp och marknadsföring av själva adressen.
Om en direktadress med å, ä eller ö önskas så ska det alltid finnas en alternativ adress utan å, ä, ö.
Skriva för webb
Språket ska vara begripligt och konsekvent. Ett enkelt och begripligt språk innebär att webben blir användbar och möjlig att ta del av för målgrupperna. Att skriva för webb ingår i Att skriva i tjänsten – riktlinjer för Örebro kommun.
Relation till kommunens andra webbplatser
Vi undviker dubbelpublicering så långt det är möjligt. Om informationen finns på någon annan av kommunens webbplatser hänvisar vi dit med länk.
Struktur
En strävan är att informationen ska struktureras efter informationsbehovet hos besökarna.
- Medarbetaren ska inte behöva känna till kommunens organisation och verksamhet för att hitta den information hen behöver.
- Strukturen ska vara konsekvent för att underlätta för besökaren.
- Samma information ska endast finnas publicerad (lagrad) på ett ställe (men kan synas på fler ställen).
Förändringar av strukturen
Kommunikationsfunktionen ansvarar för strukturen och för eventuella förändringar.
Samarbetsgrupper
En grupp är en gemensam samarbetsyta för enheter (verksamheter, avdelningar), projekt eller nätverk. Alla användare kan skapa nya grupper och/eller gå med i befintliga grupper. Gruppen ska ha med ditt arbete i kommunen att göra och ha ett tydligt syfte.
Öppen, modererad eller sluten grupp
En grupp kan vara öppen, modererad eller sluten. Grundtanken är att en grupp är öppen, då är innehållet öppet för alla och alla kan följa eller bli medlem i gruppen och aktivt vara med och skapa innehåll.
Tydliga och beskrivande namn för bättre sökbarhet
En grupp ska ha ett tydligt och beskrivande namn för att underlätta sökbarheten. För projekt ska ordet projekt ingå i gruppens namn, och motsvarande för avdelningar och enheter.
Ansvar, bevakning och administration av samarbetsgrupp
En grupp ska ha minst en gruppadministratör som ansvarar för att bevaka och hålla innehållet uppdaterat samt att gallra, diarieföra och arkivera vid behov. Här kan du läsa mer om arkivering och gallring i kommunen. Om någon gör kränkande inlägg ska dessa tas bort så snart som möjligt.
Sekretess och integritet
Grupper ska inte användas för sekretessbelagda uppgifter. Tänk också på att respektera dina kollegors integritet både vid text- och bildpublicering.
Avsluta, ta bort och/eller arkivera
När en grupp inte längre används ska den inaktiveras och/eller tas bort. När en grupp avslutas är det viktigt att gå igenom och rensa gruppens dokument och arkivera det som ska bevaras.
Bilder
De bilder som används ska vara av hög kvalité och tillföra något till sammanhanget. Det kan handla om att visualisera en fråga, skapa en särskild stämning eller att bekräfta besökarens kunskap (att det är just den skolan, eller platsen).
Örebro kommun ska ha rättighet att publicera de bilder som vi lägger ut. Publicera ingen bild utan att säkerställa att de som är med på bilden har gett skriftligt samtycke.
Bilder ska publiceras i enlighet med gällande lagstiftning kring personuppgifter och upphovsrätt.
Profilbild
För att underlätta kontaktmöjligheter bör varje medarbetare lägga till ett foto på sig själv på sin profilsida på intranätet.
Bild på sidor och nyheter
Bilder kan användas när de tillför något till texten på sidan. Val av bilder övervägs noga och ska följa Örebro kommuns grafiska profil.
Bild på toppnyhet
Toppnyheter ska alltid ha en bild.
Dokument
Överväg om innehållet kan publiceras på annat sätt än som dokument. Dokument i andra format än HTML försvårar åtkomsten till informationen eftersom det ofta krävs extra programvara för att komma åt den.
Kommunens webbplatser ska vara åtkomliga med program som inte kostar något eller tvingar användaren att använda en viss datorplattform (öppna standarder). Om möjligt bör dokument utformas så att de enkelt kan läsas på skärm (behovet av utskrifter minimeras).
De dokument som publiceras ska vara tillgängliga enligt webbmanual.
Video/rörlig bild
Alla filmer ska vara textade. Se mer information i webbmanualen.
Rekommendationen är att alltid erbjuda ett alternativ till videon i text.
Filmer ska vara strömmade och som användare ska man inte tvingas att ladda ner ett insticksprogram för att ta del av innehållet.
Publicera ingen film utan att säkerställa att dem som är med i filmen har godkänt publicering. Det ska också finnas dokumenterat.
Videor publiceras i enlighet med gällande lagstiftning kring personuppgifter och upphovsrätt.
Kompletterande visualisering
Textbaserad information kompletteras med fördel med diagram, infografik, kartor, ljud och andra visualiseringar för att göra innehållet lättare att ta till sig och förstå.
Karta
Vi använder kartan för att visualisera olika former av innehåll. Kartor används med fördel för att visa geografisk utbredning eller förekomst av olika tjänster och service.
Krisinformation
Vid en allvarlig händelse (kris/katastrof) som behöver kommuniceras internt används en krisnyhet. Den används sedan under den tid krisen pågår och uppdateras genom att ny kvalitetssäkrad information om händelsen noteras högst upp i nyheten med nytt datum/ny tid.
Sökbarhet
God sökbarhet är en mycket viktig del för att användarna snabbt och enkelt ska hitta det de är ute efter. Innehållet optimeras för att det ska ge relevanta sökträffar i interna och externa sökmotorer, läs mer i webbmanualen.
Samarbeten och reklam
Vid samarbeten med andra aktörer kring innehåll på våra webbplatser ska det alltid finnas ett huvudansvar för publicering hos någon anställd inom Örebro kommun.
På våra webbplatser länkar vi inte till kommersiella aktörer i reklamsyfte. Om vi länkar till kommersiella aktörer görs det utifrån ett innehåll som vi vet att våra användare har nytta av och förväntar sig hitta via oss – exempelvis externa utförare av service, tjänster eller liknande.
E-tjänster
Med e-tjänster menas de digitala tjänster som finns åtkomliga på våra webbplatser eller som vi länkar vidare till (där Örebro kommun är avsändare).
Krav:
- Det ska tydligt framgå att det är Örebro kommun som är avsändare och det ska i sidhuvud eller sidfot finnas länk till den av våra webbplatser som e-tjänsten utgår från.
- E-tjänsterna ska följa lagstiftning kring tillgänglighet, användbarhet och säkerhet.
- E-tjänsterna ska fungera responsivt.
- E-tjänsterna ska klara kommunens mål kring validering, nedladdningstid (page speed).
- E-tjänsterna ska ha ett begripligt språk.
- Det ska gå att ångra, korrigera eller få bekräftat de transaktioner som görs inom e-tjänsten.
- Det ska gå att lämna återkoppling om e-tjänsten.
- Det ska finnas kontaktuppgifter vid eventuella frågor.
Egenutvecklade funktioner
Utgångspunkten när vi utvecklar funktioner är användarnas beteenden och vi anpassar vår webbplats och våra funktioner efter dem och vad som underlättar deras vardag.
Nya funktioner testas i olika webbläsare och enheter innan lansering.
Vi användartestar i den mån vi har möjlighet, så att vi vet att de funktioner och tjänster vi erbjuder är enkla att använda.
I första hand utvecklas funktioner som går att använda på flera webbplatser i webbfamiljen.
Integrationer av andra system
Integrationer ska följa IS/IT-kraven samt Vägledning för webbutveckling.
Vid integrationer ansvarar respektive systemägare för att testa och meddela eventuella problem efter systemuppgradering och liknande. Om webbpubliceringssystemet uppgraderas ansvarar kommunikationsfunktionen för tester och felsökning.
Relation till andra system
Intranätet förhåller sig till många andra interna system och är en ingång till många verksamhetssystem. När det gäller kommungemensamma system som berör alla eller många medarbetare kan relationen förstärkas genom till exempel integration eller förenklad inloggning med SSO (single-sign-on).
Mätning och uppföljning
Utveckling av webb ska göras utifrån användarnas behov. För att säkerställa det ska webbens innehåll kontinuerligt mätas, följas upp och utvärderas så att vi säkerställer att de bidrar till effektmålen. Mätningarna analyseras och ligger till grund för den utveckling och de förändringar som görs.
När vi tar reda på hur webbplatserna fungerar för användarna, gör vi det i olika perspektiv för olika delar, kopplat till mätplaner.
Övergripande nivå
Hur väl webbplatsen fungerar för de prioriterade målgrupperna (hur lätt är det att få svar på sina frågor och utföra sina ärenden).
Delnivå
Mer detaljerade sakfrågor för enskilda sidor/delar.
Sakfrågenivå
Kampanjer och riktade kommunikationsinsatser.
Arkivering
Innehållet på våra webbplatser ska arkiveras enligt gällande arkivlagstiftning.
Arkiveringen hanteras inom förvaltningen av webbsystemet.
Senast uppdaterad:
Publicerad:
Tack för ditt svar!
Berätta gärna vad vi kan göra bättre på den här sidan för att förbättra webbplatsen! Vi har ingen möjlighet att svara, men dina synpunkter är värdefulla för oss. Tänk på att inte skicka in personuppgifter. Om du vill ha svar på en fråga kan du istället använda formuläret ”Lämna en synpunkt”.
Om du ändå skickar in personuppgifter via detta formulär hanteras uppgifterna av Kommunstyrelsen och kan eventuellt lämnas vidare till annan verksamhet inom Örebro kommun i syfte att förbättra vår service.
Här hittar du mer information om hur vi hanterar personuppgifter.
Tack för ditt svar!
Du har nu hjälpt oss att förbättra våra webbplatser.