Gå till innehåll

Personalavdelningen förordar att förvaltningarna upprättar personalakter för tillsvidareanställda och för anställda med vikariat över tre månader. Att uppgifter om oss som jobbar i kommunen samlas i en akt, underlättar till exempel handläggningen av personalärenden.

Vad är en personalakt?

En personalakt innehåller personuppgifter och uppgifter om en medarbetares anställning i Örebro kommun.

Hantering och förvaring

Varje förvaltning/ kommunalt bolag ansvarar för att de personalakter som upprättas förvaras i brandsäkert utrymme.

Om en medarbetare slutar på en förvaltning/bolag för att sedan påbörja en anställning vid en annan förvaltning/bolag, ska akten avslutas och en ny akt upprättas där medarbetaren får sin nya anställning.

Avslutade akter skickas till stadsarkivet

Förvaltningarna och bolagen ska årsvis leverera avslutade personalakter till stadsarkivet. Akterna ska ha varit avslutade i fem år innan de skickas till stadsarkivet. Läs mer om arkivering av pappershandlingar.

Personalakter avslutas då den anställde byter till tjänst i annan förvaltning/bolag, går i pension, avlider eller slutar sin tjänstgöring av annan orsak.

Personalakten kan innehålla följande:

Handlringstyp

Bevarande/gallring

AFA (AGS-KL, avgiftsbefriad försäkring) anmälan till

1 år

Anmälan av arbetsskada, kopia

Bevarande

Anställningsbeslut/tjänstgöringsrapport – timavlönad

1 år

Anställningsinformation

Bevarande

Ansökningshandlingar till erhållen tjänst (diarieförs)

Bevarande

Avtal, förordnanden (diarieförs)

Bevarande

Beslut om förflyttning

Bevarande

Beslut om sjukersättning (från Försäkringskassan)

Bevarande

Beslut om sjuklön (diarieförs)

Bevarande

Chefsförordnanden

Bevarande

Egen uppsägning

Bevarande

Inventering av kompetens hos modersmålslärare/studiehandledare

Bevarande

Indragen sjukpenning

Bevarande

Kopia på beslut om avgångsvederlag (diarieförs)

Bevarande

Kopia på deltagande i medarbetarprogrammet

Bevarande

Kopia på erhållet kompetensväxlingsalternativ

Bevarande

Ledighetsansökningar

2 år

Omreglering av tjänst/avslut av tjänst

Bevarande

Pensionsansökan tillika uppsägning

Bevarande

Registerutdrag ur polisens belastningsregister

2 år

Sekretessförbindelse/tystnadsplikt

Bevarande

Tidsbegränsad anställning kommer ej att förlängas/varsel

Bevarande

Tjänstgöringsbetyg/intyg

Bevarande

Uppdragshandling/befattningsbeskrivning

Bevarande


Sök i verksamheten "Personal- och löneadministration" i KA för att få information om hur handlingarna i personalakterna ska arkiveras.

Sekretesshandlingar

Handlingar med uppgifter som kan omfattas av sekretess bör förvaras separat så länge personalakten är aktuell. När akten slutligen avställs för arkivläggning ska dessa handlingar tillföras akten, men de ska ligga i igenklistrat kuvert med "SEKRETESS" skrivet eller stämplat över fliken och personnummer påskrivet.


Sekretesshandlingar som läggs till personalakten när den avslutas:

Handlingstyp

Bevarande/gallring

Personalsociala ärenden (sekretess, diarieförs). Exempel: Rehabavslut – omplaceringsutredning, avstängning, klarläggande, kontrakt nykterhet, förstadags-intyg.

Bevarande

Varsel och underrättelse om arbetsrättsliga åtgärder (diarieförs) varning – uppsägning – avsked

Bevarande

Senast uppdaterad:

Publicerad:

Hade du nytta av innehållet på den här sidan?
Nej
Ja

Kontakta Örebro stadsarkiv

Politiskt ansvar

Kontakta Örebro kommuns servicecenter

Telefon: 019-21 10 00 

Öppettider: Vardagar kl. 8-16.30

Besöksadress: Näbbtorgsgatan 10

Öppettider: Vardagar kl. 10-16

E-post till servicecenter

 servicecenter@orebro.se