- Start
- / Tillsyn och rådgivning
- / Instruktioner för arkivering
- / Personalakter
Personalakter
En personalakt innehåller personuppgifter och uppgifter om en medarbetares anställning i Örebro kommun och de kommunala bolagen. Här kan du läsa hur personalakter ska hanteras, förvaras och arkiveras.
Vad är en personalakt?
Kommunala bolage ska upprätta personalakter för tillsvidareanställda och för anställda med vikariat över tre månader. Att uppgifter om oss som jobbar inom kommunens organisation samlas i en akt, underlättar till exempel handläggningen av personalärenden eller framtida utfärdande av intyg eller betyg liksom för pensionsutredningar eller beräkningar.
Hantering och förvaring
Varje kommunalt bolag ansvarar för att de personalakter som upprättas förvaras på ett säkert sätt, oavsett om akterna är analoga eller digitala.
Avslutade akter skickas till stadsarkivet
Förvaltningarna och bolagen ska årsvis leverera avslutade personalakter till stadsarkivet. Akterna ska ha varit avslutade i fem år innan de skickas till stadsarkivet.
Personalakter avslutas då den anställde byter till tjänst i annan förvaltning/bolag, går i pension, avlider eller slutar sin tjänstgöring av annan orsak.
Personalakten kan innehålla följande
Handlingstyp | KA-ID | Bevarande eller gallring | AAAAA |
|---|---|---|---|
Anmälningar om arbetsskador | 32 | Bevarande | En kopia av arbetsskadeanmälan ska skrivas ut från systemet Stella och läggas i personalakten. |
Anställningsbevis | 88 | Bevarande | Originalet till den anställde. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten. |
Anställningsinformation | 1197 | Bevarande | Originalet till den anställde. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten. |
Ansvarsförbindelser | 1973, 1225, 2043, 2325, 2326 | Gallras | Gallras 1 år efter avslutad anställning. |
Ansökan friår | 1528 | Bevarande | Original till Arbetsförmedlingen. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten. |
Ansökningshandlingar till tjänst, personer som fått arbetet | 244 | Bevarande | Ansökningshandlingar för personen som fått arbetet bevaras i dennes personalakt. |
Arbetsbeskrivningar | 1020 | Gallras 1 år | Arbetsbeskrivningar, som är mer föränderliga och kortsiktiga kan gallras. Befattningsbeskrivningarna som beskriver tjänsten bevaras. |
Avtal, förordnanden, anställningar | 172 | Bevarande | |
Avtal, tystnadsplikt, sekretessförbindelse | 162, 1659 | Bevarande | |
Befattningsbeskrivningar | 1016 | Bevarande | Befattningsbeskrivningarna som beskriver tjänsten bevaras, helst i personalakten, medan Arbetsbeskrivningar, som är mer föränderliga och kortsiktiga kan gallras. |
Begäran om omprövning av särskild sjukförsäkringsavgift | 1674 | Bevarande | |
Beslut Arbetsförmedlingen, BEA-anställda | 2130 | Bevarande | Beslut om bidragsform från Arbetsförmedlingen gällande BEA-anställda. T.ex. beslut om särskilt anställningsstöd, beslut bidrag för personligt biträde. |
Beslut om sjukersättningar m.m. från Försäkringskassan | 1700 | Bevarande | Vid längre sjukskrivningar blir det en rehabutredning som rapporteras i systemet Adato. Dokumentationen kring rehabutredningar skrivs ut därifrån när personalakten ska arkiveras. |
Blankett om bisyssla | 1803 | Bevarande | |
Checklista - uppföljning av korttidsvikarier inom Vård och omsorg och Förvaltningen för funktionshindrade | 1932 | Bevarande | Blankett. |
Checklista dödsfall utanför arbetsplatsen | 1961 | Bevarande | Gäller chefs åtgärder i samband med en anställds dödsfall. |
Förskjuten arbetstid - AB § 23 | 2204 | Gallras 1 år | Blankett |
Inventering av kompetens hos modersmålslärare/studiehandledare | 1554 | Bevarande | |
Kursintyg, validering | 1968 | Bevarande | |
Ledighetsansökningar | 31 | 2 år | Gällande semester, kompledighet, tjänstledighet, föräldraledighet |
Läkarintyg | 189 | Se anmärkning | Gallras 2 år efter avslutad sjukskrivning. |
Nattundersökning, återkoppling till arbetsgivare | 2033 | Bevarande | Blankett från företagshälsovård. |
Protokoll, överläggning med facket | 2098 | Bevarande | Protokoll från förhandling vid exempelvis uppsägningar av personliga skäl. Diarieförs i ärendehanteringssystemet och bevaras där. Läggs även i personalakten. |
Registerutdrag ur polisens belastningsregister, personal | 821 | Se anmärkning | Vid anställning oavsett anställningsform ska notering göras hos respektive verksamhet eller i personalsystemet Personec, om att kontroll skett i belastningsregistret. |
Riktlinje för basal hygien inom den kommunala hälso- och sjukvården | 1673 | Se anmärkning | Personal måste skriva på riktlinjerna om handhygien, handskar och skyddskläder. Gallras ett år efter anställningens upphörande. |
Sjukintyg, förstadagsintyg | 1936 | Se anmärkning | Sekretess. Vid upprepad korttidsfrånvaro har arbetsgivaren möjlighet att kräva uppvisande av sjukintyg från första sjukdagen. Gallras 2 år efter upprättande. |
Skaderapport för ansvars- och egendomsskador | 1452 | Se anmärkning | Gäller personskada och sakskada. |
Svarsblankett - verksamhetsövergång | 2262 | Bevarande | Övergång av anställning från en extern utförare till kommunen. |
Tidsbegränsad anställning kommer ej att förlängas | 1316 | Bevarande | |
Tillbudsrapporter, hot, våld, trakasserier mot personal | 124 | Bevarande | Tillbud rapporteras i systemet Stella och skrivs ut därifrån när personalakten ska arkiveras. |
Tjänstgöringsbetyg/tjänstgöringsintyg, kommunens exemplar | 651 | Bevarande | Original till den anställde. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten. |
Uppdragshandling, personal (chefer) | 1254 | Bevarande | Diarieförs eller arkiveras i personalakten. |
Upprepad korttidsfrånvaro | 2100 | Se anmärkning | Rapporteras i systemet Adato. Dokumentationsn kring rehabutredningar skrivs ut därifrån när personalakten ska arkiveras. |
Uppsägning, pensionsansökan | 42 | Bevarande | Underskrivet original |
Uppsägning av överenskommelse om byte av semesterdagstillägg mot extra lediga dagar | 2011 | Bevarande | |
Valideringsintyg, underlag | 1967 | Bevarande | |
Varsel och underrättelse om arbetsrättsliga åtgärder | 2128 | Se anmärkning | Bevarande i personalakt för tillsvidareanställda och vikariat över tre månader. För BEA-anställda kan gallring ske efter 2 år. |
Yrkeslegitimation från utbildning för personal | 1941 | Bevarande |
|
Överenskommelse om byte av semesterdagstillägg mot extra ledighet | 1800 | Bevarande |
|
Sök i verksamheten "Personal- och löneadministration" i KA för att få information om hur handlingarna i personalakterna ska arkiveras.
Sekretesshandlingar i personalakten
Handlingar med uppgifter som kan omfattas av sekretess bör förvaras separat så länge personalakten är aktuell. Dessa uppgifter kan ibland hanteras i separata digitala system.
När personalakten slutligen avställs för arkivläggning ska dessa handlingar tillföras akten, dvs skrivas ut från de digitala systemen om personalakten i övrigt är på papper.
Handlingstyp | Bevarande/gallring |
|---|---|
Personalsociala ärenden (sekretess, diarieförs). Exempel: Rehabavslut – omplaceringsutredning, avstängning, klarläggande, kontrakt nykterhet, förstadags-intyg. | Bevarande |
Varsel och underrättelse om arbetsrättsliga åtgärder (diarieförs) varning – uppsägning – avsked | Bevarande |
Senast uppdaterad:
Publicerad:
Tack för ditt svar!
Berätta vad vi kan göra bättre på den här sidan för att förbättra webbplatsen! Vi har ingen möjlighet att svara, men dina synpunkter är värdefulla för oss.
Tänk på att inte skicka in personuppgifter. Om du vill ha svar på en fråga kan du istället använda formuläret ”Lämna en synpunkt”.
Om du skickar in personuppgifter via detta formulär hanteras uppgifterna av webbredaktionen och kan eventuellt lämnas vidare till annan verksamhet inom Örebro kommun i syfte att förbättra vår service.
Här hittar du mer information om hur vi hanterar personuppgifter.
Tack för ditt svar!
Du har nu hjälpt oss att förbättra orebro.se.
Kontakta Örebro stadsarkiv
-
Stadsarkivet
Telefon: 019-21 10 75
E-post: stadsarkivet@orebro.se
Kontakta Örebro kommuns servicecenter
Telefon: 019-21 10 00
Öppettider: Vardagar kl. 8–16.30
Besöksadress: Näbbtorgsgatan 10
Öppettider: Vardagar kl. 10–16
E-post till servicecenter