Leveranser av pappershandlingar

Att tänka på

• Kontakta stadsarkivet innan du skickar hit leveransen så vi kan ta emot den på bästa sätt.
• Handlingarna kan levereras tidigast fem år efter att de avslutats i verksamheten, undantag betygsdokument som ska levereras vid läsårets slut.
• Stadsarkivet tar inte emot handlingar som ska gallras.
• Om leveranserna är grovt felaktiga och inte följer nedanstående instruktioner, kommer stadsarkivet sända tillbaka leveransen till er för att åtgärdas.
• Är du osäker på hur du ska förbereda leveransen? Kontakta oss!

Arkivbeständigt material

Det du ska arkivera måste hålla och kunna bära information under obegränsad tid.

• Aktomslag
• Arkivkartonger, 55 mm breda.
  
• Pennor med arkivbeständigt bläck är märkta ”Svenskt arkiv”.
  
• Arkivbeständigt papper, som ska användas för exempelvis betygsoriginal, vissa protokoll och avtal.

Uppfyllda krav enligt Svensk standard SS-ISO 16245:2010 och enligt riksarkivets RA-FS 2012:8/RA-FS 2006:04.

Rensa

Ta bort skräp så som plastfickor, register, gem, gummiband, och post-it-lappar från arkivhandlingarna. Unvik att använda häftklamrar.

Vid rensningen ska också dubbletter och papper som inte är allmänna handlingar slängas bort.

De handlingar som är allmänna men som ska gallras ska inte heller levereras till stadsarkivet. Dessa handlingar ska gallras enligt vad som står i arkiveringsplanen. Skilj bevarandehandlingar och handlingar som ska gallras åt redan när de skapas.

Läs mer om allmänna handlingar.

Ansvarig handläggare bör aktrensa sina egna ärenden och då ta bort allt som inte tillför ärendet något samt sådant som inte är allmänna handlingar.

Ordna och sortera arkivhandlingarna

1. Vilken arkivbildare?

Arkiven är strukturerade efter så kallade arkivbildare, dvs det bolag som informationen har uppkommit i. Arkivhandlingar från olika arkivbildare får inte blandas ihop. Den översta nivån att sortera efter är alltså arkivbildare.

2. Vilken sorts handlingar är det?

Det är viktigt att olika typer av handlingar inte blandas ihop. Ordna papperen så att samma typer av handlingar och handlingar som innehåller information om samma ämne ligger tillsammans. Exempelvis Personalakter för sig, APT-protokoll för sig, Projekthandlingar för sig.

3. Sortera

Exakt hur papperen ska sorteras sedan är beroende av vilken typ av information de innehåller.
De kan exempelvis sorteras enligt:

• Alfabetisk ordning. (A överst i bunten, Ö längst ner) Namn sorteras och skrivs enligt Efternamn, Förnamn.
• Kronologisk ordning (Då överst i bunten, nu längst ner).
• Personnummerordning (Äldst överst i bunten, yngst längst ner)

Tänk på att materialet ofta ska förtecknas in i ett redan existerande arkiv som redan är sorterat enligt en viss ordning. Kolla med stadsarkivet om du är osäker.

Observera att protokoll på papper från styrelser och stämmor ska skickas till bokbinderi för inbindning innan de levereras till stadsarkivet. Om din styrelse har gått över till digital signering av protokoll mitt i ett kalenderår, så ska hela det årets protokoll ändå skrivas ut och bindas in.
Läs mer om inbindning av protokoll.

Lägg i aktomslag och arkivkartonger

De sorterade handlingarna ska nu läggas i arkivbeständiga aktomslag och arkivkartonger.

Ett aktomslag är ett stort arkivbeständigt papper (460x300 mm) som håller ihop och skyddar ett papper eller en bunt papper. Aktomslaget viks och läggs runt bunten med papper. Om det är en så stor bunt med papper att den inte får plats i en arkivkartong ska du dela upp bunten i flera aktomslag och lägga i flera arkivkartonger.

Exempel 1: Handlingarna "APT-protokoll 2020" är så många att de inte får plats i en arkivkartong. Dela då upp bunten och specificera innehållet till exempelvis "APT-protokoll 2020 januari-juni" och nästa "APT-protokoll 2020 juli-december".

Exempel 2: Ett aktomslag kan innehålla alla projekthandlingar från något visst projekt, eller en personalakt för en person som jobbat inom kommunen, en elevakt eller någon enhets alla APT-protokoll från år 1995. I arkivkartongen kan sedan ett flertal aktomslag med varsin ex elevakt finnas.

På aktomslaget skriver du -tydligt- med arkivbeständig bläckpenna i övre högra hörnet:

Namnet på arkivbildaren (dvs vilket bolag som materialet kommer ifrån)

Handlingstyp (vilken sorts handlingar det är, till exempel protokoll, diariehandlingar, personalakter, betyg, personakter, elevakter eller dylikt. Handlingstyper finns listade i arkiveringsplanen, KA)

Specificering av innehållet
Denna rad varierar såklart beroende på vilka handlingstyper du arkiverar i aktomslaget.
Exempel: januari–maj, ärendenummer, klass, personnummer (alltid enligt ÅÅÅÅMMDD-XXXX), namn (alltid enligt: Efternamn, Förnamn) osv.
Kontakta stadsarkivet om du är osäker på hur du ska formulera dig.

Årsomfattning eller år då handlingarna avslutades t.ex. 2011–2013, skriv alltid år med fyra siffror: ÅÅÅÅ.

Tänk på att man om flera hundra år ska kunna läsa vad du skrivit.
Vill du hellre skriva ut aktomslagen kan du höra av dig till stadsarkivet för att få kopieringsmallar till dina aktomslag. Du kan då kopiera aktomslagen med rätt text utan att skriva för hand.

Sortera aktomslagen

Exakt hur du ska sortera beror på vilken typ av information du arkiverar.

Aktomslagen kan exempelvis sorteras enligt:

• alfabetisk ordning (vid namn är det alltid enligt "Efternamn, Förnamn", med A överst i kartongen, till Ö),
• kronologisk ordning (då överst i, till nu)
• efter diarie- eller ärendenummer (lägst nummer överst i kartongen)
• personnummer (äldst person överst).

Tänk på att materialet ofta ska förtecknas in i ett redan existerande arkiv som är enligt en viss ordning. Vad som passar bäst beror på vilken slags handling det är. Är du osäker, hör av dig till stadsarkivet.

Lägg i arkivkartonger

Du behöver inte lägga bara en bunt papper med ett aktomslag runt sig per arkivkartong. Fyll på med aktomslagsbuntar som innehåller samma typer av handlingar tills det är ca 5 mm tomt utrymme kvar.

Se till att handlingarna läggs in på rätt sätt, se bild nedan. Kartongerna ska gå lätt att stänga, använd inte tejp eller snören kring de stängda kartongerna.

En sammanfattning av hela kartongens innehåll ska skrivas med blyerts på ryggen med "halvmånen" på varje kartong:

Arkivbildare
Handlingstyp,
Specificering
Årsomfattning

Arkivkartongerna får inte vara skadade eller påskrivna med något annat än blyerts, då blir leveransen felaktig.

Sekretess?

Levererar du handlingar där det råder sekretess, så följer de reglerna med till stadsarkivet så länge sekretessen gäller. Sekretessen ska markeras.

Skyddade personuppgifter?

Innehåller handlingarna skyddade personuppgifter ska detta markeras enligt överenskommen rutin så att denna information följer med till stadsarkivet.

Leveranskvitto per arkivbildare

Fyll i ett leveranskvitto Docx, 47.4 kB. (Docx, 47.4 kB) direkt på datorn.

På leveranskvittot specificerar du vad arkivleveransen innehåller (vilka handlingstyper, år och hur många arkivkartonger) och varifrån den kommer (vilken arkivbildare). Det finns åtta rader för handlingstyper, om leveransen innehåller mer än åtta handlingstyper är det bara fortsätta fylla i ett nytt kvitto.

Observera att det är ett leveranskvitto per arkivbildare. Om du ska leverera arkivmaterial från fler än en arkivbildare på samma gång behöver du alltså fylla i ett leveranskvitto per arkivbildare.

Maila kvittot till stadsarkivet@orebro.se som en bifogad fil för att boka tid för leverans.
Skriv gärna ut det ifyllda kvittot och lägg med leveransen.

Checka av:

• Har arkivbeständigt material används? Papper, aktomslag runt alla buntar, arkivkartonger.
• Är allt sorterat? Arkivbildare, handlingstyper...
• Eventuell sekretess och skyddade personuppgifter är markerade enligt rutin
• Hur många arkivkartonger är det?

Bud, inte post

Det är ni som arkivlämnare som ansvarar för att arkivleveransen transporteras säkert till stadsarkivet.

Leveransen bör inte skickas med post eftersom arkivhandlingarna kan riskeras att skadas. Meddela budet att det är arkivhandlingar som ska transporteras, så de vidtar extra försiktighet.

Är det första gången du levererar arkivhandlingar till stadsarkivet uppmuntrar vi dig att följa med hit så kan vi gå igenom leveransen tillsammans direkt.

Mottagen leverans

Du får ett ifyllt leveranskvitto i retur, som bevis på att vi mottagit och godkänt arkivleveransen. Ibland tar vi kontakt med dig igen om du behöver komplettera något. Om leveransen är grovt felaktig skickar vi tillbaka den till dig. Du får då boka bud för upphämtning eller själv hämta materialet på stadsarkivet.

När leveransen är godkänd och mottagen övergår informationsansvaret till arkivmyndigheten, det vill säga Kommunstyrelsen.