Arkivinstruktioner för fristående grund- och gymnasieskolor

Enligt Skollagen (2010:800) 29 kap. 18 § ska friskolor som sätter betyg lämna över slutbetyg eller de betygsdokument som elever får efter grundskole- eller gymnasieutbildning till kommunen där skolan är belägen. I Örebro kommuns fall ska dokumenten till Örebro stadsarkiv.

När Stadsarkivet har godkänt leveransen ansvarar Stadsarkivet för förfrågningar och utlämnande. Betygen kommer att tillgängliggöras i e-arkivet, där allmänheten kan ladda ner en digital kopia av sitt arkiverade betyg.

Om pappersdokument inte levererats utan uppgifterna endast finns i kvar i datasystem så har respektive friskola fortsatt informationsansvar för de uppgifterna och sköter därmed förfrågningar och utlämnanden.

Särskilda rutiner för betygsdokument för elever med skyddad identitet (grund- och gymnasieskolan)

• Skrivas ut som vanligt med sitt riktiga personnummer i arkivex
• Slutbetyg/examensbevis/betygsdokumentation sorteras som vanligt i personnummerordning i arkivkartongen. Eleven ska ligga i aktomslag med texten ” Skyddad identitet” på.

Gymnasieskolor ska arkivera dessa betygsdokument:

• Examensbevis/elev årskurs tre respektive årskurs fyra. Sorteras i personnummerordning/klass med klasslistan först. Äldst elev överst, yngst underst/klass.
  Rektors originalunderskrift, namnförtydligande samt datering även på arkivexemplaret är mycket viktigt! Texten ”Namnförtydligande” finns automatiskt i betygssystemet. Betyget och arkivexemplaret av betyget ska skrivas ut på arkivbeständigt papper.
  
• Studiebevis/elev årskurs tre respektive årskurs fyra. Sorteras i personnummerordning/klass med klasslistan först.
• Examensbevis och studiebevis för elever med förlängd studiegång. Stadsarkivet sorterar in dem på ordinarie klass. Uppgifter om skola och klasstillhörighet är därför viktigt att bifoga till arkivet.
• Utdrag ur betygskatalog/elev för i förtid avgångna elever. Sorteras i personnummerordning med avbrottslista först.
• Gymnasieintyg/elev från avslutat introduktionsprogram. Sorteras i personnummerordning/klass med klasslistan först.
• Grundskolebetyg utfärdade av gymnasieskola. Sorteras/elev tillsammans med eventuellt gymnasiebetyg. Saknas gymnasiebetyg sorteras grundskolebetygen i personnummerordning i eget omslag.
• Skriftliga bedömningar utfärdade av gymnasieskola gällande grundskoleämne sorteras tillsammans med elevens övriga betygsdokument. Saknas gymnasiebetyg sorteras grundskolebetygen i personnummerordning i eget aktomslag.

Grundskolor ska arkivera dessa betygsdokument:

Slutbetyg/elev årskurs nio, arkivex.

• Två exemplar av betyget framställs på arkivbeständigt papper (Arkiv 80 eller 100).
• Rektor skriver under båda exemplaren. Rektors originalunderskrift, namnförtydligande samt datering även på arkivexemplaret är mycket viktig! Texten ”Namnförtydligande” finns automatiskt i betygssystemet.
• Det exemplar som ska arkiveras ska i överkant märkas med texten Arkivex. Texten ”Arkivex” finns automatiskt i betygssystemet.
• Originalet lämnas till eleven.
• Arkivexemplaren sänds till stadsarkivet efter att eventuella betygsförändringar från sommarskola påförts betygen.
• Insänds sorterade i personnummerordning per klass med klasslistan först. Äldst elev överst, yngst underst/klass.

Skriftliga bedömningar/elev årskurs nio, original.

• Skolexpeditionen tar ut på papper (enkelsidigt)/elev och vidarebefordrar till resp. lärare för underskrift.
• Originalet sänds till stadsarkivet.
• Endast skriftliga bedömningar från årskurs nio ska insändas till stadsarkivet.
• Insänds sorterade i personnummerordning tillsammans med resp. elevs betyg per klass.
  

Övriga enskilda färdigställda betygshandlingar, exempelvis betygsdokument för elever som avbryter sin skolgång, ska levereras tillsammans med övriga betygsdokument från den årskursen. Betyg för elever som slutar under åk 1 och åk 2 ska alltså inte levereras förrän övriga årskursens betyg ska arkiveras.