Gallring av allmänna handlingar

Gallring innebär att handlingar och uppgifter förstörs. Vi som jobbar inom kommunal verksamhet får bara gallra allmänna handlingar om arkivmyndigheten beslutat om det.

Vad får gallras?

Handlingar som får gallras står med en gallringsfrist i KA. Det betyder att de ska gallras efter en viss tid, t.ex. två år, fem år eller tio år.

Om det står "bevarande" ska handlingarna bevaras för all framtid.

Gallringen ska alltid ske ute i verksamheten. Stadsarkivet tar inte emot handlingar som ska gallras.

Gallring av pappershandlingar

Förberedelser

​Gallring ska ske årligen.

Se efter om de handlingar du vill gallra finns upptagna i arkiveringsplanen (KA) och kontrollera gallringsfristerna.

Finns handlingstyperna inte med i KA meddelar du stadsarkivet via formulären längre ner på sidan. Du får inte gallra om det inte finns ett gallringsbeslut.

Gallra!

Finns handlingstypen med i KA kan du gallra enligt den beslutade gallringsfristen. Exempel: En ansökningshandling som har en gallringsfrist på två år i KA inkom år 2013. Då får den gallras i januari 2016.

Fyll i gallringsdokumentet. Gallringsdokumentet redovisar bl.a. vilka handlingar som har gallrats och vilket datum gallringen utförts. Gallringsdokumentet diarieförs och kommer därmed att bevaras. Vid besök av stadsarkivets tillsynspersonal ska gallringsdokumenten för aktuell verksamhet finnas till hands.

Gäller det sekretesshandlingar som ska gallras måste säkerheten garanteras. Kontakta Upphandling för uppgift om sekretessdestruktionshantering. Tänk på att även om det inte är sekretessuppgifter som ska gallras, så är det inte lämpligt att kommunala uppgifter sprids för vinden i återvinningskärl och dylikt.

Gallring av digital information

Observera att gallringen inte är kopplad till att själva handlingen förstörs, utan gäller även om vissa uppgifter i handlingen förstörs/raderas. Detta är viktigt att tänka på när allt fler uppgifter digitaliseras.
 
Gallring kan också vara att föra över information till ett annat medium om detta innebär:

• förlust av information
• förlust av möjliga informationssammanställningar
• förlust av sökmöjligheter
• förlust av möjligheten att fastställa uppgifternas autenticitet – äkthet.

Som exempel på detta kan nämnas att digitala uppgifter skrivs ut på papper, samtidigt som de digitala uppgifterna gallras. Därigenom kan man inte längre göra de sammanställningar och sökningar på olika variabler som var möjliga i det digitala systemet. Dessutom kan man inte fastställa äktheten av underskriften som fanns på pappret om uppgifterna läggs in digitalt genom skanning. 

Innan du kan börja gallra digital information ska arkiveringsuttag göras, kontrolleras och godkännas av stadsarkivet.  Läs om arkivering av digital information.

Varför är det viktigt att gallra?

Det är mycket viktigt att vi som jobbar i kommunen urskiljer vad som ska bevaras och vad som kan gallras. Annars kan de handlingar och uppgifter som bevaras försvinna i mängden av information och sökbarheten begränsas.